Tratamiento Datos Personales

Objetivo

Establecer las directrices que deberá seguir KOMPRECH S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales de clientes, proveedores, empleados, terceros, aliados comerciales y otras partes interesadas. Estos datos son proporcionados en el curso de las actividades económicas de la organización, y su manejo se realiza conforme a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

2. Alcance

Esta política establece los criterios para la recolección, almacenamiento, procesamiento, transferencia y transmisión de dichos datos.

3. Definiciones

• Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en públicos, semiprivados, privados y sensibles.

• Dato Público: Es aquel qué, no es semiprivado, privado o sensible, como por ejemplo los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

• Dato Privado: Es aquel que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para el Titular como, por ejemplo: los papeles o libros de los comerciantes y documentos privados.

• Dato Semiprivado: Es aquel qué, no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general.

• Dato Sensible: Es aquel qué, afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como pueden ser aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros.

• Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

• Hábeas data: Es el derecho que tiene el titular de los datos personales de exigir de las administradoras de los mismos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y rectificación de los datos, así como la limitación en su divulgación, publicación o cesión.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otro u otros decide sobre el tratamiento de datos personales.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento de la Base de Datos.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación a un tercero de los mismos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado en nombre y por cuenta del responsable, para cumplir con las finalidades de este último.

• Aliado: Persona natural o jurídica asociada con el responsable de tratamiento que gestiona y comercializa los servicios.

• Transferencia: La transferencia de datos personales tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Violación de datos personales: Es el delito tipificado en el artículo 269 del Código Penal. El cual establece: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”

4. Principios Para El Tratamiento De Datos Personales

En conformidad con la ley 1581 de 2012, se adoptan los siguientes principios rectores para el tratamiento de datos personales en función del desarrollo, interpretación y aplicación de esta normativa.

• Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

• Principio de libertad: El tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: La información personal sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, en este sentido, se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente política; los Datos Personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

5. Tratamiento Y Finalidades

En el desarrollo de su actividad, KOMPRECH S.A.S. establece en conformidad con la ley 1581 de 2012, el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales donde incluye recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Este tratamiento de datos se realizará única y exclusivamente para las finalidades descritas en la presente política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular para las siguientes finalidades: 

5.1. Finalidades Para El Tratamiento De Información De Empleados, Proveedores, Aliados: 

a) Gestionar toda la información que sea necesaria para el desarrollo del giro ordinario de los negocios de KOMPRECH S.A.S., de acuerdo con su objeto social. 

b) Recibir adecuadamente los servicios contratados, así como informar y mantener actualizados a los proveedores, terceros y aliados (Nacionales e Internacionales) sobre los asuntos que sean de su interés.

c) Llevar a cabo el control de proveedores, terceros y aliados (Nacionales e Internacionales) de KOMPRECH S.A.S., para el desarrollo de la gestión, administrativa, contable y fiscal de la Compañía, en relación con pagos de facturas y cuentas de cobros. 

d) Realizar el proceso de i) archivo; ii) pago; iii) actualización de los Sistemas de Información, y; iv) protección y custodia de información en los Sistemas de Información de proveedores, terceros y aliados (Nacionales e Internacionales) de KOMPRECH S.A.S. 

e) Para el caso de transportadores aliados con KOMPRECH S.A.S., mediante cualquier relación jurídicamente válida, se recolectarán datos relacionados con su ubicación con el fin de realizar el seguimiento de los envíos (Nacionales y/o Internacionales) a través de la Aplicación indicada por KOMPRECH S.A.S., o cualquiera que disponga KOMPRECH S.A.S. para este fin. 

f) Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual y pos-contractual de naturaleza comercial, laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de KOMPRECH S.A.S. 

g) Confirmar la información personal que se entregue mediante el cruce de esta con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos. 

h) Consultar y/o verificar la información en listas de control Nacionales e Internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el código penal colombiano.

i) Consultar y/o verificar sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación con su objeto social y necesario para el cumplimiento de sus funciones. 

j) Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones de KOMPRECH S.A.S., con el objeto de garantizar la seguridad de los bienes y las personas relacionadas con KOMPRECH S.A.S. Transferir y/o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación con su objeto social y necesario para el cumplimiento de sus funciones. Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones de KOMPRECH S.A.S., con el objeto de garantizar la seguridad de los bienes y las personas relacionadas con KOMPRECH S.A.S. 

k) Realizar análisis, estudios y/o investigaciones con fines estadísticos para toma de decisiones corporativas y/o estratégicas de la organización. 

l) Gestionar solicitudes que realice el trabajador, terceros y/o aliados (Nacionales e Internacionales), relacionadas con su vínculo contractual. 

m) Controlar el acceso (acceso a redes de la compañía, archivos, entre otros) a instalaciones y activos de KOMPRECH S.A.S. 

n) Utilizar los datos de carácter personal de los trabajadores para realizar un correcto proceso de pago, descuento e informes relativos a la nómina y para el caso de los terceros, un correcto trámite de pagos y registro contable de la información por la prestación del servicio. Realizar pagos a terceros y aliados (Nacionales e Internacionales), según aplique de acuerdo con los términos contractuales. 

o) Enviar mensajes de texto y correos electrónicos relacionados con la relación contractual o con los servicios prestados por KOMPRECH S.A.S. 

5.2. Finalidades Para El Tratamiento De Información De Clientes: 

a) KOMPRECH S.A.S., podrá compartir con aliados comerciales (Nacionales y/o Internacionales), algunos datos personales de identificación, tales como nombre, apellido, cédula, número de teléfono celular o fijo, dirección de correo electrónico y/o dirección de domicilio, cuando sea requerido. 

b) Gestionar la información del cliente para concretar la relación de consumo que se desea a través de los canales de (Ecommerce y/o Marketplace) y transporte de las mercancías a nivel nacional y/o internacional por medio de terceros y/o aliados estratégicos (Nacionales y/o Internacionales) vinculados con la Compañía. 

c) Contactar directamente con el cliente cada vez que KOMPRECH S.A.S., lo considere conveniente, con el fin de ofrecer por distintos medios y vías (incluyendo, pero sin limitarse: email, SMS, push notification, WhatsApp, entre otros) información u ofertas diseñadas por KOMPRECH S.A.S., de todo tipo de productos y/o servicios, promociones, concursos, además de toda otra información que KOMPRECH S.A.S., crea conveniente, así como de cualquier marca propia y/o aliada. 

d) Desarrollar estudios internos y análisis sobre los intereses, los productos, el consumo, las costumbres de adquisición, el comportamiento y la demografía de los clientes con el objetivo de comprender mejor sus necesidades e intereses, y así poder brindar un mejor servicio. 

e) Mejorar las iniciativas comerciales y promocionales de KOMPRECH S.A.S., para analizar las páginas más visitadas por los clientes, las búsquedas realizadas, y poder perfeccionar la oferta de productos y/o servicios de la Compañía. 

f) Suministrar los Datos Personales de los clientes a todas las entidades (Nacionales y/o Internacionales) que intervengan en la resolución de disputas. 

g) Validar con las centrales de riesgo o pasarelas de pago del orden nacional y/o internacional la titularidad del cliente respecto a medios de pago cuando este lo selecciona para realizar su compra en la plataforma de KOMPRECH S.A.S. (E-commerce y/o Marketplace), ya sea Tarjeta de crédito (Pago en línea) u otros que considere. 

h) Para las finalidades que correspondan o se determinen dentro del giro ordinario de los negocios de KOMPRECH S.A.S. de acuerdo con su objeto social. 

i) KOMPRECH S.A.S. utilizará los datos personales para el procesamiento de pedidos, transacciones comerciales y envíos, gestionando compras, pagos, entregas (Nacionales y/o Internacionales), facturación y servicios postventa. Esta información podrá ser transferida a terceros y/o aliados estratégicos (Nacionales y/o Internacionales) para asegurar la correcta ejecución de las transacciones realizadas a través del (E-commerce y/o Marketplace), así como para gestionar la compra y envío de los productos adquiridos. 

6. Transferencia Y Transmisión De Datos Personales 

KOMPRECH S.A.S. podrá transferir y compartir los datos personales con terceros y/o aliados estratégicos, tanto nacionales como internacionales, con los que mantenga una relación comercial, siempre y cuando sea necesario para el desarrollo de sus actividades y operaciones. Se implementarán las medidas correspondientes para garantizar que el responsable y los encargados que accedan a los datos personales cumplan con esta Política de Tratamiento de Datos, así como con los principios de protección de datos, medidas de seguridad y las obligaciones establecidas en la ley. 

7. Derechos Del Titular De Datos 

KOMPRECH S.A.S. respetará en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales los cuales corresponden a: 

a) Conocer, actualizar y rectificar su información cuando lo requiera al encargado del Tratamiento. 

b) Solicitar la eliminación o supresión de sus datos personales. 

c) Solicitar la prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento de la información. 

d) Revocar su autorización para el tratamiento de sus datos personales. 

e) Presentar consultas, quejas o reclamos al responsable del tratamiento por medio de los canales habilitados para este fin.

f) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si consideran que sus derechos han sido vulnerados. 

g) Acceder de manera gratuita a los datos personales que son objeto de tratamiento. 

h) Solicitar que se revoque la autorización y se suprima la información, siempre y cuando no exista el deber legal de conservarla. 

i) Solicitar que se revoque la autorización y se suprima la información, siempre y cuando no exista el deber legal de conservarla. 

8. Deberes Del Encargado 

En virtud de la presente política de Tratamiento de Datos Personales, es deberes de KOMPRECH S.A.S., los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la Ley: 

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. 

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. 

d) Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información de KOMPRECH S.A.S. 

e) Responder las consultas y reclamos que se realicen a través de cualquiera de los canales autorizados que KOMPRECH S.A.S., ponga a disposición e indicados en la autorización.

f) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

g) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. h) Actualizar la información, a solicitud del titular de los datos personales. 

i) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

j) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. 

k) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley. 

l) Identificar la información que se encuentra en discusión por parte del titular. 

m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. 

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 

o) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular. 

p) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad a lo previsto en la Ley 1581 de 2012. 

q) KOMPRECH S.A.S., hará uso de los Datos Personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre debidamente facultada y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de Datos Personales. 

9. Autorización 

Sin perjuicio de las excepciones previstas por la ley, el tratamiento de los datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida mediante cualquier medio que permita su consulta posterior (página Web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales, redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos y/o Aplicaciones). Se considerará que la autorización cumple con estos requisitos cuando se realiza de forma oral, escrita y/o mediante conductas inequívocas por parte del titular. 

10. Tratamiento De Datos Sensibles 

Cuando se trate de recepción de datos sensibles, se deben cumplir los siguientes requisitos: 

a) La autorización debe ser explícita. 

b) Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información. 

c) Se debe informar de forma clara y previa al Titular, cuáles de los datos sensibles serán objeto de Tratamiento y la finalidad del mismo. 

11. Tratamiento De Datos De Niños, Niñas Y Adolescentes 

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos: 

a) La autorización debe ser concedida por personas que estén facultadas para representar los NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. El representante deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del Tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los mismos para entender el asunto. 

b) Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. 

c) KOMPRECH S.A.S., debe asegurar que el Tratamiento de los Datos Personales de los NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES, se hará respetando sus derechos, es por ello que en las actividades comerciales y de mercadeo que realice, deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de los NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. 

12. Canales De Atención

KOMPRECH S.A.S., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, pone a disposición del titular los siguientes canales de atención para atender cualquier solicitud, consulta o reclamo relacionado con la protección de datos personales: 

Dirección principal: Cr 30 No. 7 45, Bogotá D.C. - Colombia 

Correo electrónico: pqrs@komprech.com 

Teléfono: +57 310 3157636 

13. Medidas De Seguridad 

KOMPRECH S.A.S., dispone de mecanismos de control para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

14. Procedimiento: Solicitudes Por Parte Del Titular De Datos 

Las solicitudes que realicen los titulares para conocer los Datos Personales que reposan en la compañía, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar una consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes condiciones: La consulta o reclamo se formulará a KOMPRECH S.A.S., mediante los canales dispuestos, conteniendo como mínimo los siguientes requisitos: 

a) Identificación del Titular (nombre y apellidos completos, número de identificación). 

b) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. 

c) Dirección física y/o electrónica para notificar el estado del trámite. 

d) Documentos, pruebas que se quiera hacer valer dentro de la reclamación. Una vez recibido el reclamo, se realizará la validación y si el reclamo o consulta resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 

Término para responder consultas o reclamos: 

● RECLAMO: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

● CONSULTA: La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. De conformidad con el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, el titular o representante legal sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.